網路行銷想成功??你必須具備「專案思維」
去年身為公司營運長的我,由於營運發展迅速,多樣數位服務產品同步進行,多樣服務產品同步進行,其中以行銷活動為例,原產品行銷其中就包括官網營運、流量導入、產品包套規劃、人員訓練、現場活動參展...等等,光是線上的廣告就十多個廣告群組要管理,更別提素材製作進度管理協調,天呀!把我當多腦多手觀音好了...囧
如果公司內合作單位能自行就負責好品質就好了,但往往大家也有自己要緊的事要完成,所以每日花在進度確認、溝通就耗了半天,這實在是太浪費有限的時間了。
在這個時間勞動部伸出援手,我們從網路得知勞動部有小型企業人力提升方案,二話不說馬上申請,雖然勞動部課程載列各式形形色色技術管理課程,經評估後我們決定改善我們多事多馬車、手忙腳亂的狀態,將大部份的輔導資源投入專案流程管理導入全公司。
實際案例:
以下我們會用執行流程中之部份重點文件,說明我們如何以專案管理精神執行「改善電子報經營專案」
STEP1. 首先先確立本次專案的工作範圍
專案名稱:EDM經營改善 |
|
產品範疇說明 |
EDM為奇寶網路與客戶保持互動的基礎工具,以期望與廣大的客戶保持互動聯繫,因此於每週固定發放電子報。目前開信率為15%-17%,期望優化過後,開信率可達到N%-N%,發信母體數目前為N筆,期望優化過後,母體數每個月可增長N筆。 |
專案交付標的 |
每週會議記錄、EDM2份、EDM開信分析數據表、 發信名單整理、Google分析數據 |
產品允收準則 |
1. 每週會議記錄:需符合會議記錄專用格式(EDM-M-日期20140918) 2. EDM2份:資訊型文章*4篇、客戶案例*1篇、最新消息 3. EDM開信分析數據表:需含開信率、點擊率、退訂率、被退信率 4. 發信名單:需含新會員及需排除不開信的沉睡名單 5. Google分析數據:需含流量來源統計 |
專案排除事項 |
與業績無直接關係 |
專案限制 |
已取消訂閱的用戶,則不再發送EDM |
專案假設條件 |
1. 伺服器不被列為黑名單 2. 名單新增管道如預期 |
STEP2:定義工作同仁,明確分工:利害關係人登錄表及管理策略
內部/外部 |
姓名 |
部門 |
職稱 |
需求期望 |
潛在影響力 |
最後驗收者 |
正面/負面 |
管理策略 |
內部 |
大頭 |
行銷 |
經理 |
開信率提升至N% |
變更需求 |
V |
正 |
每週修改經營策略回報給大頭知悉 |
外部 |
未開信的客群 |
影響開信率 |
負 |
調整行銷策略 |
||||
常用EDM發信系統 |
有可能變黑名單 |
負 |
調換EDM發信系統/或電話聯繫原系統修正問題 |
STEP3:工作細節及分工
R&R |
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專案職稱 |
部門 / 人員名稱 |
R&R說明 |
總經理_大頭 |
給予專案經理指導並提出對專案討論結果的指導 |
|
專案經理 |
行企部_A |
發行內容管控(內容及版面) |
發行測試監控 |
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團隊資源監控 |
||
需求變更監控 |
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審查及核定EDM專案的交付項目 |
||
EDM專案風險管控 |
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追蹤及處理EDM相關議題 |
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撰寫EDM1 |
||
提出負責項目改善方針 |
||
行企部_曼 |
撰寫EDM2 |
|
專案部_紅 |
版面設計製作 |
|
版面變更設計(定期更換新版面、節日版面製作) |
||
測試參數設定 |
||
發行版面測試 |
||
版面更改需求監控 |
||
執行訂定EDM專案的交付項目 |
||
提出負責項目改善方針 |
||
專案部_安 |
發信系統監控 |
|
開發發信系統,使其符合專案需求 |
||
系統障礙排除 |
||
發信系統測試 |
||
執行訂定EDM專案的交付項目 |
||
提出負責項目改善方針 |
||
業務部_夏 |
發信名單監控 |
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匯整新會員 |
||
排除發信結果被退信名單 |
||
定期排除長期未開信名單 |
||
退定名單管理 |
||
執行訂定EDM專案的交付項目 |
||
提出負責項目改善方針 |
接下很值得大家就經營自家電子報參考的工作流程
EDM經營改善 |
完工準則 |
標題改進方式 |
每週至少1組改進方式 |
A / R |
發信內容改進方式 |
每個月至少提出2組改進方式 |
A / R |
版面改進方式 |
每週至少分享1種版面 |
R |
發信系統改進方式 |
每週提出系統開發進度 |
R |
名單整理更新方式 |
每週更新一次總名單數 |
R |
測試方式 |
每週總結各項至少一組改進方式 |
A |
撰寫會議記錄 |
需依會議記錄表格撰寫 |
A |
執行細節策略 |
||
EDM2份(格式:Html) |
||
內容撰寫 |
||
撰寫EDM1 |
三篇文章,需含一篇客戶案例 |
|
撰寫EDM2 |
三篇文章 |
A / R |
版面設計 |
||
設定測試參數 |
設定GA可接受的參數,含廣告活動、廣告來源、廣告媒介 |
|
發信名單 |
||
名單整理 |
||
匯入新會員名單 |
每週需有新會員名單及總數統計 |
I |
排除被退信名單 |
每周需有被退性名單及總數統計 |
I |
將未開信的名單納入開信名單 |
每周需有名單及總數統計 |
I |
測試結果 |
||
測試EDM |
測試信*2封(Html) |
A / R |
發行EDM |
完成信*2封(Html) |
A / R |
檢討紀錄EDM改善狀況 |
||
EDM開信分析數據表 |
||
開信分析數據統計 |
需含開信率、點擊率、被退信數 |
A / R |
測試結果數據統計 |
需含各項文章點擊分析表 |
A / R |
Google分析數據表 |
||
點擊分析數據統計 |
需含來源數及各文章點擊數統計 |
A / R |
檢討分析測試結果 |
需依原定KPI擬定 |
A / R |
紀錄討論結果 |
需依會議規格表紀錄 |
R |
*效益
當然以上只是部份文件,但從文件細節你可以看出專案管理帶給我們的改變,如果你的工作以往是口述沒有完工標準,未定義時間、工作檢核細節、分工權責不清,所帶來的混亂,全都可以從專案管理制度導入,得到極佳的改善
事實上一家公司要成長想建立SOP,從每次建立的專案工作流程規納是最佳的途徑,也因為專案精神是需建立完工標準、檢核點,從中所列是工作環節,即是下次同樣事務的標準作業流程。
*結語
由於行銷工作是多線同時進行,為免程序混亂、資源錯置,我們極力建議大家導入專案管理,協助團隊建立共識,完善工作目標,事實上專案管理不僅僅可以應用在公司流程,也可以融入在個人生活裡,鞭策自己管理生活的一種方式!有專案管理需求的粉絲們,我們推薦給您集思專案管理顧問!
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